「RFI」という言葉をご存知でしょうか。
企業がITシステムの導入やリプレイスを計画する際に出てくる用語で、似たような言葉に「RFP」や「RFQ」もあり、それぞれどのような意味なのか、どのタイミングで作成する必要があるのか、混乱している方も多いことでしょう。
そこで今回は、RFIの概要やメリット、記載すべき項目などについて、RFPやRFQとの違いも交えながら解説していきます。
後半では、RFI・RFP・RFQをそれぞれ作成すべきタイミングが一目で分かるよう、ベンダー選定までの一連の流れもまとめていますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
１．RFI（Request For Information）とは？
RFIとは「Request for Information」の略で、日本語では「情報提供依頼書」と呼ばれています。
企業がITシステムの導入やリプレイス、業務委託などを計画する際に、SIerやベンダーに対して「御社の製品・サービスについて詳しく話を聞かせてほしい」と会社の基本情報や実績等の提示を求める依頼文書のことです。
RFIを通して、一般に公開されているWebサイトや会社パンフレットからは得られない情報提供を受けられるため、各ベンダーの製品・サービス情報を幅広く収集できます。
２．RFIの目的
RFIの目的は、ひとえにSIerやベンダー各社から必要な情報提供を受けることにあります。
発注側の企業は、専門業者であるベンダーとは異なり情報システム分野に明るくないことも多く、自社でシステム化を行おうにも、どのように実現すればよいか困ってしまう場合があります。
また、過去に取引したことのない事業者に発注する場合、色々と不明点が多く判断材料に欠けるケースもあるでしょう。
このような状況で役立つのがRFIであり、複数ベンダーからの幅広い製品・サービス情報の収集や、比較検討による発注候補先の絞り込みなどに活用することができます。
３．RFIとRFPの違い
RFIとよく似た用語にRFP（提案依頼書）がありますが、両者には具体的にどのような違いがあるのでしょうか。
RFIとRFPの違いを比較した表を見てみましょう。
ポイントとしては、RFIはベンダー各社からの幅広い情報収集を目的として作成するのに対し、RFPはベンダー各社からシステムの個別具体的な提案を受けるために、RFIで得た情報をもとに自社の要件を取りまとめて作成します。
また、一般的な流れとして、RFIはベンダー10社ほどに送付し、各社からの回答を受けて3～4社に発注候補先を絞り込んだ後、RFPの作成・提出を行います。
なお、RFPについては以下の記事でも詳しく解説しておりますので、よろしければぜひご一読ください。
４．RFIに記載する項目・内容
RFIに記載する項目には、「趣旨・目的」「自社情報」「相手企業の基本情報」「相手企業の製品・サービス情報」「製品・サービス機能の詳細」の5つがあります。
なお、RFIには具体的にどのような内容を記載する必要があるのか、書き方を詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご参照ください。
趣旨・目的
RFIを作成した目的や、具体的にどのような情報を必要としているのかなど、作成に至った趣旨・目的を記載します。
この趣旨・目的の内容が曖昧だと、ベンダー側から限定的な情報しか提供されない、あるいは見当違いの回答が返ってくる可能性があるため、できるだけ明確に記載するようにしましょう。
自社情報
相手から何かを受け取るとこちらも同じようにお返しをしなければならないと感じる「返報性の原理」ではありませんが、ベンダー側からの詳細な情報提供を促したいなら、まずはこちら側から自社情報をできるだけ事細かく開示することが大切です。
特に、相手が初めて取引する企業の場合は、自社について正しく十分に理解してもらうことで、今後のビジネスにおける関係性構築をスムーズに進めることができます。
相手企業の基本情報
製品やサービスを提供しているベンダー自体の情報を正しく把握しておくことは、発注候補先を絞り込む上で重要な判断基準の1つとなるでしょう。
そのため、RFIには社名、所在地、売上高、グループ企業、親会社といった相手企業の概要について記載を依頼する項目を盛り込みましょう。
とりわけ、相手企業のHPに掲載されていない内容については、このRFIが詳細な情報提供を求める最大のチャンスといえますので、積極的に記入項目を設けるようにしましょう。
相手企業の製品・サービス情報
取扱い製品やサービスに関する情報の提供を求めます。
それぞれの製品・サービスの特徴や強みを理解して比較検討が行えるよう、製品の名称、リリース時期、導入実績、製品・サービスの価格など、提供して欲しい内容について項目を設けましょう。
なお、作成するRFIの項目は、各社製品・サービスの比較が行いやすいように統一しておきます。
製品・サービス機能の詳細
各社の製品・サービス機能について詳細な提示を依頼します。
製品やサービスの機能に加え、利用することでどのようなベネフィットを得られるのか、具体的な効果・活用事例などの情報提供も求めておくと、後に各社製品・サービスの違いを比較しやすくなります。
５．RFIを作成する6つのメリット
RFIを作成するメリットは多岐に渡り、主に以下6つのメリットを得ることができます。
製品・サービス内容の理解が深まる
RFIでは、ベンダー各社のWebサイトや会社パンフレットには載っていない詳細な情報の提供を依頼することになります。
そのため、自社が期待している機能は付いているか、コストは予算内に収まりそうか、自社の抱えている課題が製品・サービスの活用によって解決できるかなど、製品・サービスの基本情報から一歩踏み込んでさらに具体的な情報を収集することができます。
比較検討がしやすくなる
RFIは複数のベンダーに統一されたフォーマットで情報提供を依頼するため、個別にWebサイトや会社パンフレットを照らし合わせる場合と比べて同一の基準で比較検討が行いやすくなります。
比較検討の段階でベンダー選定の根拠となる実績や数字が明確に示すことができれば、社内稟議のスムーズな通過も期待できます。
公平な選定の根拠として利用できる
RFIを作成することで、公平に幅広く情報を収集したうえでベンダー選定を行ったという明確な根拠を示すことができます。
製品・サービスの導入後に何か不具合やトラブルが起きたとしても、客観的に見て公平な選定が行われたという根拠があれば、社内対応もスムーズに行えます。
ベンダーの簡易的なスクリーニングを行える
RFIでは、自社が欲しい情報の提示をベンダー側に依頼し、ベンダーはRFIの内容に基づいて製品・サービスなどの詳細な情報を提供します。
ベンダー各社から提供される情報の中には、自社にとって不要なものが含まれていることもあるため、RFIの回答をもとにスクリーニング（ふるい分け）を実施すれば、早い段階で事前に必要／不要な機能やサービスの識別をすることができます。
新しい情報をいち早く入手できる
RFIの回答には、ベンダーのHPや会社パンフレットを確認するだけでは入手できない新しい製品・サービスに関する情報が含まれている場合があり、幅広い情報収集に役立てることができます。
新しい情報や有益な情報のいち早い入手は、企業活動において有利に働くことが多いため、RFIを通して得られた情報を今後の新規事業立ち上げのベースとして活用できれば、ビジネスの幅も広がります。
自社のニーズに合った情報を得られる
RFIを利用することで、自社が新たな製品・サービスを必要としている背景や、現状抱えている課題感など、システム導入を検討することになった経緯をベンダー側へ明確に伝えることができます。
これを受けたベンダー側は、できるだけ課題の解決に役立ちそうな情報を提供しようとするため、結果としてRFIを出した方が、より自社のニーズに沿った情報をスムーズに得ることができます。
６．RFI作成時の4つの注意点
PFIを作成する際は、次の4つのポイントに注意しましょう。
依頼の背景をできるだけ明確にする
なぜシステム導入を検討しているのか、システム化によってどのような課題を解決し、どのようなビジョンを実現したいのか、といった目的が明確であればあるほど、ベンダー側としては情報提供がしやすくなります。
解決すべき課題や実現したい理想の姿が明らかであれば、その解決・実現のためにシステムをどのように活用できるか説明しやすいためです。
目的部分を「○○システムを刷新したい」のように簡潔に済ませず、どうしてリプレイスを行いたいのか、今何に困っているのかなどを深掘りして記載すると、より的を射た情報提供が期待できます。
相手が回答しやすい質問内容にする
RFIを受け取ったベンダー側が回答を作成しやすいよう、質問はできるだけ具体的に、シンプルで明瞭なものを心がけましょう。
質問内容が曖昧だと、確認のための問い合わせといった無駄なやり取りが発生し、回答に時間がかかってしまいます。
例えば、概算費用を提示してほしい場合には、「従業員200人が使用する場合の初期費用の内訳と、月額ランニングコストの内訳を教えてください」のように、何についてどのように回答してほしいのか、定量的な数字も指定しながら質問するようにしましょう。
回答項目を細分化しすぎない
一般に公開されているHPや会社パンフレットからは得られない情報提供を受けられると思えば、RFIという絶好の機会にかなり詳細な質問を行いたくなってしまうかもしれませんが、あくまでもRFIの目的はベンダーの選定ではなく、発注候補先を絞り込むための情報収集です。
そのため、あまりにも細部にこだわりすぎているRFIは、情報収集という本来の目的から逸脱してしまう可能性があります。
RFIは一般的に回答期限が1～2週間とされているため、その期間内でベンダー側が無理なく回答を作成できるように、質問内容は細かくしすぎないことが大切です。
RFIの段階ではメールだけで連絡を取る
RFIで情報収集を行う段階では、ベンダーとは直接会わず、メールだけでやり取りを完結させるようにしましょう。
RFIでは10社程度のベンダーと接触することが多いため、担当者に毎回直接会って話をしていると単純に時間がかかりすぎてしまいますし、対面して変に親しみを覚えてしまうと、後になって断りの連絡を入れにくくなります。
RFIの段階でベンダーと顔を合わせるのは控えた方が無難です。
７．RFQ（Request For Quotation）とは？
今まで紹介してきたRFI（情報提供依頼書）やRFP（提案依頼書）のほかにも、似た言葉で「RFQ」という用語があります。
RFQは「Request For Quotation」の略で、「見積依頼書」と呼ばれます。
発注側企業がベンダーに対し、製品・サービスの価格やその内訳を示す見積もりを作成するよう求める文書のことです。
RFQを提出するタイミングは、RFPと同時だったり、RFPの回答を受け取った後だったりとまちまちですが、いずれにしても「RFIによる情報収集を終えた後」というのは共通しています。
また、RFQの作成そのものを省略し、RFPの中で一緒に見積もりを依頼するケースも多く、作成が必須とされているわけではありません。
「RFx」とは：RFI・RFP・RFQの総称
RFI（情報提供依頼書）、RFP（提案依頼書）、RFQ（見積依頼書）の3つは、まとめて「RFx」と呼ばれることもあります。
3つとも、複数のベンダーに対して製品・サービスの詳細や価格に関する情報を要求するもので、「x」という変数に「I」「P」「Q」のいずれかの文字が入ることが名前の由来となっています。
これら3つのプロセスは、自社のニーズに合った最適なシステムを調達するうえで欠かせない非常に重要な要素であり、3つのうちどれかに不備があると、ベンダーおよび調達価格の決定において大きな支障をきたす可能性があります。
８．ベンダー選定の流れ －RFI・RFP・RFQが必要とされるタイミングは？－
システム調達に必要とされる「RFI（情報提供依頼書）」「RFP（提案依頼書）」「RFQ（見積依頼書）」について、そもそもこれら3つの文書はどのような順番で作成していけばよいのでしょうか。
ベンダー選定までの一連の流れを整理してみましょう。
なお、ベンダー選定の具体的なプロセスや、ベンダーからの提案を客観的に評価するための方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も併せてご参照ください。
９．まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はRFIの概要を中心に、RFP・RFQとの違いや作成するタイミングについて解説しました。
似たような用語が多く混乱してしまいがちですが、どれもITシステムのスムーズな導入とトラブル回避には欠かせない書類ばかりですので、それぞれの持つ目的や違いを理解し、必要な情報を的確に記入してベンダーに依頼することが重要です。
なお、「RFIやRFPの作成に際して、専門家の視点から具体的なアドバイスが欲しい」と感じている企業様向けに、当社では「RFI／RFP伴走支援サービス」を行っております。
以下リンクより「RFI／RFP伴走支援サービス」に関する資料を無料でダウンロードすることができますので、興味のある方はぜひチェックしてみてください。
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この記事を書いた人
Y.M（マーケティング室）
2020年に株式会社コンピュータマネジメントに新卒入社。
CPサイトのリニューアルに携わりつつ、会社としては初のブログを創設した。
現在は「情シス支援」をテーマに、月3本ペースでブログ更新を継続中。
